Omnis definitio in iure civili periculosa est:
parum est enim, ut non subverti posset

LEGALIZACJA DOKUMENTÓW, KLAUZULA APOSTILLE, FORMY URZĘDOWEGO POŚWIADCZENIA POLSKICH DOKUMENTÓW URZĘDOWYCH W MIĘDZYNARODOWYM OBROCIE PRAWNYM

We współczesnym świecie, będącym wedle słów Herberta McLuhana „Globalną wioską”, coraz powszechniejsza staje się konieczność użycia dokumentów urzędowych pochodzących z jednego państwa w obrocie prawnym mającym miejsce w innym państwie. Sytuacja ta stanowi bowiem naturalną konsekwencję postępującego zatarcia granic, swobody przepływu informacji, czy tez charakterystycznej dla naszych czasów migracji społeczeństw.

Wspomniane użycie swym zakresem obejmować może zarówno dokumenty związane z życiem codziennym (np. akt zgonu czy akt małżeństwa) jak również dokumenty dotyczące obrotu gospodarczego – tu w formie przykładu wymienić można wypis z Krajowego Rejestru Sądowego czy też akt notarialny.

Chcąc powołać się na polskie dokumenty urzędowe w obrocie prawnym innego państwa, celem odniesienia pożądanych przez nas skutków, konieczne jest przeprowadzenie jednej z dwóch czynności:

1) nadanie klauzuli Apostille
2) legalizacja dokumentu.

W tym miejscu należy podkreślić, iż opisany mechanizm analogicznie obowiązuje też w drugą stronę – w sytuacji w której chcielibyśmy dopuścić dokument urzędowy pochodzący z innego państwa do obrotu prawnego na obszarze Rzeczpospolitej Polskiej.

Zanim jednak przejdziemy do omawiania właściwego trybu legalizacji dokumentu poprzez zastosowanie jednego z dwóch wskazanych powyżej trybów, toteż podkreślić trzeba, iż w stosunku do określonych rodzajów dokumentu, zainteresowany zobowiązany jest uprzednio uzyskać ich uwierzytelnienie za pomocą właściwej instytucji czy organu. I tak, zgodnie z obowiązującym stanem prawnym:
• dokumenty notarialne i sądowe (z wyjątkiem odpisów z Krajowego Rejestru Sądowego) uwierzytelnia właściwy miejscowo Sąd Okręgowy bądź Apelacyjny;
• dokumenty wydawane przez wyższe uczelnie - Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego;
• świadectwa szkolne - właściwe terytorialnie kuratorium oświaty;
• „nową maturę” – Ministerstwo Edukacji Narodowej;
• dyplomy mistrzowskie i świadectwa rzemieślnicze – Związek Rzemiosła Polskiego w Warszawie;
• dokumenty handlowe – Krajowa Izba Gospodarcza bądź któraś z regionalnych izb gospodarczych.

W stosunku zaś do innych rodzajów dokumentów, obowiązek ich uwierzytelnienia nie jest wymagany.

Po uzyskaniu uprzedniego poświadczenia prawdziwości dokumentu, można przejść do jego właściwej legalizacji. Na wstępie podkreślić jednak trzeba, iż wbrew temu co mogłoby się wydawać, forma „przystosowania” dokumentu do użycia w państwie z którego nie pochodzi, absolutnie nie jest kwestią indywidualnego wyboru. Kluczowym przy omawianej kwestii jest bowiem, iż klauzulę Apostille nadać można jedynie dokumentom urzędowym państw, które podobnie zresztą jak Polska, są stroną Konwencji Haskiej z dnia 5 października 1961 roku. Odnośnie dokumentów pochodzących ze wszystkich pozostałych państw konieczne jest przeprowadzenie czynności legalizacji.

Zgodnie z wyżej przytoczonym, chcąc uzyskać klauzulę Apostille wpierw należy upewnić się czy obydwa państwa (państwo wydające dokument – Polska oraz to, w obrocie prawnym którego zamierzamy owy dokument wykorzystać) ratyfikowały Konwencję Haską z 5 października 1961 r. Jeżeli już uzyskamy w tej kwestii pewność, możemy przejść do samej procedury. W tym celu przede wszystkim należy uiścić stosowną opłatę, po czym pozostaje nam już jedynie wypełnić odpowiedni wniosek, który wypełniony wraz z załączonymi dokumentami do poświadczenia, doręczyć trzeba na podany w formularzu adres (można to zrobić zarówno osobiście jak i za pośrednictwem poczty).

Inaczej sprawa wygląda w przypadku, gdy państwo w obrocie którego chcemy wykorzystać dokument, nie ratyfikowało Konwencji Haskiej z 5 października 2016 r. Wówczas musimy przeprowadzić procedurę zwykłej legalizacji dokumentów, będącą bardziej skomplikowaną i niestety z reguły również droższą od nadania klauzuli Apostille.
W omawianym przypadku zachodzi bowiem obowiązek podwójnej legalizacji. Odnośnie dokumentu polskiego, oprócz przeprowadzenia procedury legalizacji poprzez złożenie wniosku wraz z dokumentami, które to chcemy „przystosować” oraz uiszczenia opłaty, musimy również dokonać dodatkowej legalizacji w przedstawicielstwie dyplomatycznym lub urzędzie konsularnym państwa trzeciego akredytowanym na terytorium RP według procedury tam obowiązującej. Co więcej, jak można się domyślić, mechanizm ten działa analogicznie w przypadku w którym chcemy uwierzytelnić dokument państwa trzeciego w polskim obrocie prawnym – z tą różnicą, iż w tym przypadku proces legalizacji należy rozpocząć od procedury przed organami tego państwa.

Przechodząc trudy całej opisanej powyżej ścieżki, z „uzbrojonym” w klauzulę Apostille lub zalegalizowanym w zwykłym trybie dokumentem, bez żadnych ograniczeń możemy powoływać się na wszelkie okoliczności wynikające z rzeczonego aktu.

Jeżeli zaś potrzebujecie Państwo pomocy w wykonaniu którejkolwiek z powyżej opisanych czynności - proszę o kontakt z moją Kancelarią.